Comment les professionnels de l'informatique peuvent gérer les processus de mise au rebut des actifs informatiques (ITAD)

Débarrassez-vous de votre ancien matériel et gagnez de l'argent pour votre entreprise par la même occasion.

Toute organisation doit un jour ou l'autre répondre à la même question : que deviennent ses technologies lorsqu'elles ne sont plus nécessaires ? Les ordinateurs portables arrivent en fin de vie. Les serveurs sont remplacés. Les employés rendent leurs smartphones et écrans. Les périphériques de stockage deviennent obsolètes. Des bureaux ferment, les centres de données migrent vers le cloud et les fusions-acquisitions peuvent laisser des entreprises avec des entrepôts remplis d'équipements redondants. Se débarrasser de ces équipements peut sembler une simple tâche opérationnelle, mais cela peut engendrer des risques importants en matière de sécurité, de conformité, de finances et d'environnement. C'est pourquoi les organisations ont besoin d'un processus de gestion des actifs informatiques (ITAD) bien structuré.

Pour les professionnels de l'informatique, la gestion des actifs informatiques (ITAD) ne se limite pas à l'acheminement des vieux ordinateurs vers un centre de recyclage. Un bon programme ITAD assure le suivi des actifs tout au long du processus de mise au rebut, protège les informations sensibles, identifie les équipements réutilisables ou revendables et garantit le recyclage responsable du matériel restant.

Établir une politique ITAD formelle

Un programme ITAD efficace doit reposer sur une politique écrite plutôt que sur une série de décisions de mise au rebut ponctuelles. Cette politique doit définir les critères d'éligibilité au recyclage des équipements, les personnes habilitées à approuver ces décisions, les modalités de traitement des différentes catégories d'équipements et les documents à conserver.

Les organisations peuvent mettre en place différents processus selon le type de matériel. Un ordinateur portable de trois ans pourrait être réattribué à un autre employé, tandis qu'un serveur obsolète pourrait être vendu à un revendeur. Un disque dur défectueux contenant des informations confidentielles pourrait devoir être détruit physiquement .

Le service informatique devrait collaborer avec les équipes de sécurité, finance, juridique , achats et conformité lors de l'élaboration de ces politiques. Le service financier s'intéressera à l'amortissement et à la mise au rebut des actifs, tandis que les équipes de cybersécurité se concentreront principalement sur la destruction des données. La création de règles standardisées évite aux employés du service informatique d'avoir à prendre ces décisions systématiquement lors de la mise hors service d'un équipement.

Tenir un inventaire précis des actifs

Une bonne gestion des actifs informatiques (ITAD) commence bien avant la fin de vie d'un actif. Les organisations doivent maintenir un système de gestion des actifs informatiques contenant des informations telles que les numéros de série, les étiquettes d'identification, les utilisateurs affectés, les dates d'achat, les informations de garantie, les spécifications matérielles, les emplacements et l'état du cycle de vie. Lorsqu'un actif entre dans le processus de mise au rebut, son statut doit être mis à jour en conséquence.

Cela revêt une importance particulière pour les grandes organisations qui mettent au rebut des centaines, voire des milliers d'appareils. Sans un contrôle rigoureux des stocks, du matériel peut disparaître entre le bureau d'un employé et le centre de recyclage. L'intégration de la gestion des actifs informatiques (ITAD) au système global de gestion des actifs informatiques (ITAM) de l'organisation permet de conserver un historique complet, de l'acquisition à la mise hors service. Cet historique aide également les équipes informatiques à identifier les grandes tendances du cycle de vie. Par exemple, elles peuvent constater qu'un modèle d'ordinateur portable est mis hors service bien plus tôt que prévu, révélant potentiellement des problèmes de fiabilité qui devraient influencer les décisions d'achat futures.

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Faites de la destruction des données une priorité

Le principal risque lié à la perte ou à l'abandon de matériel informatique (ITAD) ne réside souvent pas dans la valeur du matériel lui-même, mais dans les informations qu'il contient. La simple suppression de fichiers, le formatage d'un disque dur ou la réinstallation d'un système d'exploitation peuvent s'avérer insuffisants pour protéger les données sensibles. Les organisations ont donc besoin de procédures de nettoyage et d'effacement documentées, adaptées à la sensibilité de leurs données et au type de technologie de stockage utilisé.

Décider si les actifs doivent être réutilisés, revendus ou recyclés.

Le processus de déclassement (ITAD) ne doit pas systématiquement être considérée comme un recyclage. De nombreux appareils d'entreprise mis hors service conservent une valeur économique ou opérationnelle importante. Un ordinateur portable remplacé après trois ans peut encore parfaitement convenir à un employé moins exigeant. Le matériel peut également être remis à neuf, donné, vendu aux employés ou revendu sur le marché de l'occasion.

Les organisations devraient donc établir une hiérarchie de disposition :

Le matériel réutilisable peut d'abord être redéployé en interne.

Les actifs ayant une valeur sur le marché secondaire peuvent alors potentiellement être revendus.

Les équipements sans valeur de revente ou de réutilisation significative peuvent être recyclés.

La revente peut compenser une partie du coût des projets de renouvellement informatique, notamment lorsque les organisations se débarrassent d'un grand nombre d'ordinateurs portables, de smartphones, de périphériques réseau ou de serveurs.

Évaluez soigneusement les fournisseurs ITAD

De nombreuses organisations externalisent tout ou partie de leurs opérations de gestion des actifs informatiques (ITAD) auprès de prestataires spécialisés. Le choix du prestataire doit être examiné avec la plus grande attention, car l'organisation confie de fait à une autre entreprise des équipements de valeur et des informations potentiellement sensibles. Les professionnels de l'informatique doivent analyser comment les prestataires transportent les équipements, effacent les supports de stockage, assurent le suivi des actifs, gèrent les partenaires de recyclage et documentent la destruction des données.

Voici un exemples de fournisseur ITAD réputés : GVB

Aborder la responsabilité environnementale

Les équipements électroniques contiennent des plastiques, des métaux, des batteries, des circuits imprimés et d'autres matériaux qui ne devraient pas être simplement envoyés à la décharge. Une gestion responsable des déchets électroniques inclut donc des mesures de contrôle environnemental en plus des mesures de cybersécurité.